4 questions à considérer lors de l’évaluation des systèmes de gestion financière

4 questions à considérer lors de l’évaluation des systèmes de gestion financière

28 octobre 2021 0 Par Zozo

De nombreuses organisations mettent en œuvre des systèmes de gestion financière pour réduire la charge que les processus manuels (comptabilité générale, rapprochement et reporting financier) font peser sur leurs équipes financières, les empêchant de s’engager dans des activités à plus forte valeur ajoutée telles que la planification d’entreprise ou l’analyse financière.

D’autres explorent de nouvelles solutions parce qu’ils sont confrontés à une mise à niveau majeure de leur système actuel, ou que leur technologie existante est trop rigide ou difficile à maintenir.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous devez évaluer les mérites de divers systèmes de gestion financière, vous soupçonnez probablement déjà que le processus sera une entreprise majeure. Vous avez raison. Cependant, répondre à ces quatre questions peut aider le processus.

1. Doit-on migrer vers le cloud ?

Les avantages des systèmes de gestion financière basés sur le cloud sont considérables : des économies importantes et la possibilité d’une mise à niveau rapide. Mais pour les fonctions financières soucieuses de conformité et de sécurité, la décision d’adopter le cloud n’est pas si facile, environ la moitié (49 %) des entreprises américaines n’utilisent actuellement pas de solutions basées sur le cloud dans leurs services comptables et financiers et ne pas l’intention de le faire à l’avenir.

Cependant, le rapport a également révélé que le pourcentage d’entreprises utilisant un système de planification des ressources d’entreprise comme système financier principal est en baisse.

Ainsi, la tendance semble être que davantage de fonctions financières se déplacent vers le cloud, bien que lentement.

Si la sécurité est une raison essentielle pour ne pas migrer vers le cloud, gardez à l’esprit que les fournisseurs de systèmes de gestion financière basés sur le cloud doivent adhérer aux normes de sécurité strictes de l’Organisation internationale de normalisation. Ils sont également soumis à des audits de sécurité réguliers.

L’évaluation d’un logiciel de gestion financière peut être une tâche écrasante car de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Voici quelques-unes des questions typiques à poser sur votre système : votre système financier offre-t-il les fonctionnalités les plus récentes et les plus performantes ? Vos utilisateurs sont-ils capables de générer des rapports adéquats avec les outils de rapport du logiciel ? Votre système est-il complètement intégré ou devez-vous saisir les mêmes données dans plusieurs endroits et plusieurs systèmes ?

2. Quel sera l’impact sur la conformité ?

Toute nouvelle implémentation matérielle ou logicielle a le potentiel de rendre les processus précédemment contrôlés non conformes en introduisant de nouveaux risques.

Par conséquent, assurez-vous d’impliquer les responsables de la conformité dès le début de l’examen de la solution et des processus de prise de décision afin qu’ils puissent lever tout signal d’alarme potentiel.

3. De quel type de rapports et d’informations de gestion avons-nous besoin ?

Les systèmes de gestion financière peuvent offrir des données dynamiques et granulaires le type qui peut être utilisé pour générer de l’intelligence d’affaires pour la prise de décision. Cependant, trop de données peut entraîner une surcharge d’informations.

Recherchez des systèmes qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti des mégadonnées de votre entreprise. Et parlez à n’importe quel analyste commercial de votre organisation qui utilisera le système afin que vous puissiez mieux comprendre à quel type de données il doit accéder. Demandez-leur ce qu’ils recherchent dans une solution en termes de fonctionnalités, de convivialité et de rapports.

4. Quel type de support est disponible ?

Chaque fois que votre entreprise achète un logiciel d’entreprise, elle doit négocier avec le fournisseur pour obtenir le meilleur support possible. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de quelque chose qui ne fait pas partie de votre contrat de service ? Et si le vendeur faisait faillite ?

Avant de vous engager dans une solution, prenez le temps de confirmer que le support tiers est disponible, bien formé et fiable.

Une fois que vous avez choisi un système de gestion financière, prenez le temps de gérer efficacement le processus de mise en œuvre. Le passage au nouveau système sera un changement important et initialement perturbateur pour beaucoup ou peut-être tous vos employés.

Fournissez une formation appropriée et envisagez de faire appel à un consultant pour aider à guider la transition. Vous devrez peut-être également ajouter du personnel à temps plein pour aider au soutien continu et à l’optimisation du système, en fonction de sa complexité et de la façon dont l’organisation l’utilisera dans le cadre des opérations quotidiennes.

La mise en œuvre d’un progiciel financier peut être un investissement très important et essentiel au succès opérationnel de votre organisation. Au fur et à mesure que vous parcourez le processus décisionnel du logiciel, vous devez rassembler des données dans chacun de ces domaines pour vous permettre d’avoir une image plus complète de la solution que vous envisagez. Lorsque vous trouvez le fournisseur de logiciels et le produit qui correspondent à votre entreprise dans ces domaines, vous avez de grandes chances de réussir dans la mise en œuvre de votre solution logicielle de gestion financière. N’hésitez pas à contacter l’expert comptable Forest pour plus d’informations.