Les principaux conseils et meilleures pratiques comptables pour un cabinet d’architecte

Les principaux conseils et meilleures pratiques comptables pour un cabinet d’architecte

20 octobre 2022 0 Par Zozo

Quelle que soit la taille de votre cabinet d’architecte, il est important de connaître les bases de la comptabilité pour que votre entreprise respecte les règles d’éthique. Une comptabilité est efficace, ainsi que les défis propres aux cabinets d’architectes.

Restez au top de la comptabilité de confiance

La comptabilité en fiducie est un aspect obligatoire de la comptabilité des cabinets d’architectes. C’est la pratique consistant à conserver les fonds des clients donnés en fiducie, y compris les honoraires non gagnés pas à titre d’acompte.

Les comptes en fiducie font partie des domaines de comptabilité les plus courants pour les cabinets d’architectes. Ils ont des règles très précises sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec eux.

Il est important de respecter les meilleures pratiques, sinon vous risquez de mélanger accidentellement des fonds et de mettre votre entreprise en danger. Comme les règles varient d’un État à l’autre. Assurez-vous de consulter votre barreau d’État et un comptable architecte professionnel pour vous assurer que vous suivez le protocole approprié.

Effectuez des rapprochements à trois

Chaque barre d’état vous oblige à effectuer un rapprochement à trois voies tous les 30 à 90 jours entre le compte bancaire en fiducie. Un rapprochement de confiance à trois implique les éléments suivants :

Rapprocher le compte bancaire en fiducie avec le grand livre en fiducie

Le registre de confiance est similaire à un registre de chéquier et doit inclure toutes les transactions de confiance pour chaque client. Ce grand livre en fiducie doit être rapproché du relevé bancaire du compte de fonds en fiducie. Il peut y avoir des transactions en fiducie dans le grand livre à la fin de la période, qui apparaîtront comme des éléments en suspens sur votre rapprochement. C’est bien, mais examinez attentivement les éléments en suspens pour vous assurer qu’il ne s’agit pas d’une écriture incorrecte dans le grand livre.

Rapprocher le grand livre des fiducies avec les grands livres des clients individuels

Alors que le grand livre de fiducie comprend toutes les transactions de fiducie de tous les clients, les grands livres de clients individuels séparent ces transactions par client. La somme de tous les registres des clients doit être égale au solde du registre des fiducies. Il ne devrait pas y avoir d’éléments de rapprochement ou en suspens. Les écritures dans le grand livre des fiducies et le grand livre des clients doivent se produire simultanément.

Le flux de trésorerie futurs du projet

Il est important de surveiller le rapport chronologique de vos comptes clients (C/C) pour rester au courant de toutes les factures impayées et faire un suivi si nécessaire. Votre comptable architecte fournira également des informations sur les espèces que vous devriez recevoir dans un proche avenir. Il est également important que les architectes prévoient quand les règlements seront finalisés et quand ils s’attendent à recevoir leur part du produit.

Évitez la méthode de comptabilité d’exercice

Les nouvelles entreprises doivent choisir leur méthode comptable préférée. Ce qui doit être fait avant que l’entreprise ne dépose sa première déclaration de revenus. Vous pouvez opter pour une comptabilité d’exercice. Mais les cabinets d’architectes sont presque toujours des sociétés de services personnels et sont donc autorisés à utiliser la méthode de comptabilité de caisse, quelle que soit leur taille.

La méthode de la trésorerie fait mieux correspondre le revenu imposable aux espèces reçues et facilite le paiement de l’impôt à payer. Vous pouvez embaucher un comptable architecte en utilisant la première déclaration. Si vous avez déjà déposé une déclaration de revenus en utilisant la méthode de la comptabilité d’exercice, vous devrez déposer une demande auprès de l’IRS.

Pourquoi la comptabilité des cabinets d’architectes est-elle unique ?

Étant donné que les cabinets d’architectes reçoivent des honoraires et des acomptes de clients et doivent conserver ces honoraires en fiducie jusqu’à ce qu’ils soient gagnés. La comptabilité des cabinets d’architectes est plus complexe que la comptabilité d’entreprise ordinaire. Voici quelques exigences qui distinguent la comptabilité des cabinets d’architectes des autres types d’entreprises :

  • La comptabilité en fiducie : c’est là que vous stockez les fonds des clients, tels que les acomptes et les frais de règlement. doivent être conservés séparément de votre compte bancaire d’exploitation. Vous êtes responsable d’enregistrer la réception et le décaissement de ces fonds et de reporter les transactions sur le compte du grand livre du client.
  • Le rapprochement à trois : Vous devez rapprocher vos comptes bancaires pour vous assurer que tous les comptes sont exacts. En tant que cabinet d’architecte, vous devez le faire tous les 30 à 90 jours, selon l’endroit où vous vivez.
  • Exigences de conformité : Il existe des règlements que vous devez suivre pour assurer la conformité de votre cabinet. Ils changent avec chaque juridiction. C’est donc une bonne idée de se familiariser avec ce que l’on attend de vous. Bon nombre de ces exigences ont trait à la comptabilité en fiducie.